如何运用“非正式会议”的形式?

 

 

非正式会议可以有多种不同的形式,并且可以采取讨论会的形式。非正式会议无论是偶然进行还是按通常的方式(如口头通知)召集起来的,都提供了一些简单地解决问题的机会。

非正式会议有下列形式:

 

临时会议

什么是临时会议呢?这种会议只有简短的通知,或者是顺便召集相关人士立即开会。临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。这些临时会议对于坦诚地讨论问题、交换意见,或者迅速地做出决定是非常理想的。临时会议的人数较少,一般三至五人。

临时会议还可以被用于发布紧急通告。

在同事之间,临时会议倾向于采用非正式的语言风格、随意插话的形式,以及轻松的肢体语言为特征。建立一种非正式的气氛有助于参与者理解其他人的意思,并轻松发表观点。

召集临时会议时请注意两点:

第一,参与者聚焦程度。与会者可能走神,或者他们的面部表情真实地告诉你——他手头有急于处理的事务。对此召集者应做出必要的回应。

第二,时间因素。临时会议应尽量短小精悍。

 

小型非正式会议

策划小型非正式会议是为了通过讨论来解决问题、提供反馈,因此与临时会议不同,它应该有准备的时间,也就是说,要约定一下:几点钟在哪里开个碰头会……。即使举行一个只有二三人参加的小型非正式会议,也要记住会议的目的和时间限制。

注意要点:

第一,恰当地控制会议主题与节奏,你就能让主要的事情进行下去,并且可以促成与会者之间坦诚的讨论。

第二,与会者应保持目光接触这种身体语言中最具有表达性的方式可以对与会者产生鼓励。

 

头脑风暴会议

利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法,或者得出灵活的创意,用于解决问题。为了得到最好的效果,事先说明会议的目的和时间限制,以便与会者能有所准备。

头脑风暴的参与者应当是对此话题有一定理解、或者专业知识的人。各具特长的人参与的头脑风暴会议最为有效。

会议组织方式是:要求每个人轮流发言。会议期间避免评论或批评任何想法,因为这会对建议的提出产生妨碍;会后再判断这些想法的可行性。

(稿件来源:张理军博士工作室)

点击次数:  更新时间:2013-05-16  【打印此页】  【关闭
张理军博士
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